ANÁLISIS, DESCRIPCIÓN, CLASIFICACIÓN Y VALORACIÓN DE CARGOS

El termino Administrar se define como aquel proceso de diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos que trabajan en conjunto, logren eficientemente los objetivos que fueron planteados, así, la administración de personal significa la ayuda o cuidado de las personas, y específicamente está dirigida a un grupo de personas que se reúne para desarrollar una actividad determinada. La Administración del Personal dirige sus esfuerzos al manejo de compensaciones, actividad en función de garantizar la satisfacción de los empleados, lo que a su vez ayuda a la organización a obtener, mantener y retener una fuerza de trabajo productiva y contribuye a la calidad del entorno laboral. Para ello, las organizaciones realizan diferentes procedimientos como el análisis, descripción, clasificación y valoración de cargos.

Analizar un Cargo significa puntualizar que exige el cargo del ocupante en términos de conocimientos, habilidades y capacidades para desempeñarlo de manera adecuada. El análisis se realiza a partir de la descripción del cargo. Aunque la descripción y el análisis del cargo estén estrechamente relacionados, la diferencia radica en que mientras la descripción de cargos se concentra en el contenido (que hace el ocupante, cuando lo hace y por qué lo hace) en análisis de cargo buscar determinar cuáles son los requisitos  físicos e intelectuales que debe cumplir el ocupante, las responsabilidades que el cargo le impone y las condiciones  en que debe realizar el trabajo.

    Por lo tanto, el análisis de cargos se preocupa por las especificaciones del cargo en relación con la persona que deberá ocuparlo. El análisis  de cargo funciona como un análisis comparativo  de las exigencias (requisitos) que el cargo impone a la persona que lo ocupa, desde el punto de vista intelectual, físico, de responsabilidades y de condiciones del trabajo. Para que el análisis de cargo tenga una base concreta de comparación se debe fundamentar en factores de especificación. La recolección de datos e información sobre los cargos que se deben describir y analizar puede efectuarla el gerente, el ocupante del cargo o un especialista de recursos humanos,  que generalmente recibe el nombre de analista de cargos.

La Descripción de Cargos es un proceso de enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en la organización; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Esencialmente, es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende, atendiendo a aspectos como  el nombre del cargo, posición del cargo en el Organigrama (nivel del cargo, subordinación, supervisión, comunicaciones colaterales) y tareas o atribuciones del cargo (diarias, semanales, mensuales, anuales, esporádicas). La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial.

La Clasificación de Cargos es un instrumento técnico por el cual se realiza la ordenación del personal, a través del cual también se define y concretan las posibles ofertas de trabajo, el desarrollo de la carrera administrativa interna, adscripción de grupos y niveles de complementos. Cuando se clasifican los cargos se tiene información de todos los puestos de trabajo, identificando las características propias y singulares de cada uno de ellos, se detectan desajustes y lagunas en la cobertura real de los puestos de trabajo y es una herramienta fundamental en la gestión de recursos humanos.

La Valoración de Cargos consiste en determinar la importancia de cada trabajo en relación de los demás en la empresa, teniendo en cuenta factores previamente determinados. Es necesario dar claridad a la diferencia entre valoración de cargos y la evaluación del desempeño del empleado; el primero permite dar un valor relativo al cargo en relación con la estructura organizacional de la empresa y el segundo, permite medir la eficiencia y la efectividad del desempeño del empleado en relación con el cargo que le ha sido encomendado y que corresponde a la estructura general de la organización.

Teniendo una visión del objetivo primordial de la valoración de cargos, se hace mención a los métodos que permiten la recolección de dicha información, que sumado a la actuación del personal con capacitación especial o de un analista de cargos, se hace posible la valoración de cada uno de los cargos. Primeramente, el método de observación directa, obtiene la información directamente en el sitio de trabajo miente este se desarrolla; método de cuestionario, donde el trabajador expresa su conocimiento del cargo, incluyendo todos los aspectos del trabajo y el ambiente donde se realiza; método de entrevista, donde el analista y trabajador interactúan, y el método mixto, que permite hacer combinación de los métodos antes descritos.

Un Manual Descriptivo de Cargos es una herramienta técnica de trabajo, la cual se usa comúnmente en las empresas e instituciones con el fin de mejorar la gestión de la administración de recursos humanos. Este permite fundamentar el programa de reclutamiento y selección de personal, orientar a los jefes del tipo de tareas que deben realizarse en los diferentes puestos y procesos de trabajo, determinar el personal requerido cuando existan plazas vacantes, aplicar debidamente una política de ascensos, realizar reestructuraciones de las dependencias con el objeto de lograr un mejor aprovechamiento del personal y servir de base al mantenimiento del sistema de salarios.

Cuando se elabora un manual descriptivo de cargos consta de un conjunto de especificaciones que contienen de manera sucinta las exigencias del cargo, como la denominación del cargo (título de identificación), el propósito general (define en forma breve la naturaleza del cargo), los roles (lista referencial de oficios y/o profesiones que pueden desempeñar los ocupantes del cargo), y las tareas principales (describen las obligaciones y responsabilidades que corresponden al cargo). Se toman en cuenta elementos descriptivos del cargo como: la Autonomía decisional: libertad para aplicar, seleccionar o modificar los procedimientos, métodos y procesos de trabajo; la Comunicación: frecuencia de contactos internos y externos que el cargo exige, la Confidencialidad: tipo de información (de uso restringido o no) que se maneja o trasmite en el cargo; la Supervisión requerida: forma de supervisión que recibe el ocupante del cargo; la Responsabilidad: grado en que los insumos generados por el cargo afectan los resultados alcanzados en la institución; los y los Requisitos exigidos: indican las especificaciones o perfil del ocupante del cargo (educación, experiencia, conocimientos, habilidades y destrezas). 

Otra parte fundamental en los manuales descriptivos es determinar las áreas: ejecutoras: Alto Nivel, personal directivo; Ocupacionales: Administrativo, personal de apoyo (profesionales y Técnicos); Defensoriales: Proceso medular; Operativas: Obreros, y a su vez, dentro de estas áreas, las descripciones de cargos se agrupan en categorías de cargos, según el nivel de funciones que se desempeñen: Directivos: Responsables de las áreas administrativas y defensoriales; Asistentes: Apoyo secretarial, administrativo y contable;  Técnicos: Apoyo a la categoría de profesionales; Profesionales: Diseño y ejecución de sistemas y procedimientos técnicos, legales y administrativos.; Defensorial: Promoción, defensa y vigilancia de los Derechos Humanos y los Servicios Públicos; y Obreros: Apoyo en las áreas administrativas, de servicios y mantenimiento, transporte, mensajería, entre otras.

Finalmente, se puede decir que las actividades antes descritas son de suma importancia para cualquier empresa, trátese de grandes, medianas o pequeñas; como definir claramente lo que concierne a cada cargo existente en la misma, describir los cargos de acuerdo a las funciones y habilidades del recurso humano, así como analizarlos y valorarlos; con la finalidad de que las  organizaciones obtengan resultados acordes a sus necesidades, optimizando el recurso humano disponible como parte fundamental en las mismas.